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Worin besteht die IT-Unterstützung und welche Vorteile zieht das Unternehmen aus ihr?

Als eines der ersten großen Unternehmen in der Welt gilt das japanische Kongo Gumi, das seine Geschäftstätigkeit ununterbrochen seit dem Jahr 578 bis zum Ende des Jahres 2005 führte. Experten bringen den Niedergang der Lage des Unternehmens, das in seiner Blütezeit über 100 Mitarbeiter in der ganzen Welt beschäftigte und einen jährlichen Gewinn von rund 70 Millionen Dollar erwirtschaftete, mit dem technologischen Fortschritt in Verbindung, vor welchem sich Kongo Gumi hartnäckig wehrte. Die sechziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts und die Erfindung des Internets an der University of California in Los Angeles trugen unzweifelhaft zum Niedergang des Unternehmens bei. Kongo Gumi fand sich nur sehr schwer in der neuen, gegenwärtigen Realität wieder. In einer Welt, in der Informationen in einem Bruchteil von Sekunden übertragen werden und dies sogar aus den entlegensten Ecken der Welt, in der das Eindringen in Netze und Server oftmals gefährlicher sind, als ein Einbruch in ein Unternehmen. Die hermetische Geschäftspolitik und der Widerwille zur Globalisierung und damit auch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, haben das Schicksal von Kongo Gumi entschieden.

Die Inhaber haben es wahrscheinlich nicht für möglich gehalten, dass die computergestützte Verwaltung der Unternehmensressourcen eine wesentliche Arbeitserleichterung in jedem Unternehmen darstellt. Vergeblich sucht man heute einen Betrieb ohne Computer. Einige Organisationen entstanden praktisch dank des Internets.

Was ist die IT-Branche? Bedienung, Hilfe, Unterstützung und Informationsschutz/ IT-Outsourcing

IT ist nichts anderes als die Abkürzung des Begriffes Informationstechnologie. Er stellt die Verbindung der Bereiche der Informatik und der Telekommunikationstechnik dar. Dies schließt die Fertigung und Bedienung von Computergeräten, Programmen sowie alle Tätigkeiten in Verbindung mit der Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und Sicherung von Informationen ein. Zum Erfolg der IT-Branche tragen zwei Dinge bei: Anforderungen, die die entsprechende Person erfüllen muss, sowie die Fähigkeiten, die sie besitzt. Momentan stellt das Informatikstudium lediglich eine von vielen Alternativen dar, um Erfahrung im Bereich der Informationstechnologie zu sammeln. Wichtiger als das eigentliche Wissen ist die praktische Anwendung dieses Wissens, die Erfahrung und Fähigkeit Informationen zu filtern.

Unternehmen, die IT-Unterstützung in Form von Offshore IT-Outsourcing / der Nutzung von externen Ressourcen anbieten, versuchen stets ihre Qualifikationen und die Komplexität der angebotenen Dienstleistungen zu steigern. Anzumerken ist, dass die eigentliche Bedienung der Geräte nicht kompliziert ist, jedoch stellt deren Wartung, Installation, die Konfiguration der Programme sowie zahlreiche Aktualisierungen und integrierte Netze am jeweiligen Ort eine komplexe Aufgabe dar. Zu den Dienstleistungen im Bereich der IT-Unterstützung zählen zum Beispiel: die Daten- und Passwortwiederherstellung, das Formatieren der Festplatte, die Aktualisierung von Systemen, die Bedienung eines integrierten E-Mail-Postfachs, die Installation von Betriebssystemen sowie nützlicher Treiber (z.B. Drucker, Scanner) und das Beseitigen von Viren und schädlichen Programmen. Der heutige technologische Fortschritt zwingt Arbeitgeber zur Inanspruchnahme von Hilfe durch Fachkräfte aus der Informatikbranche. Auf diese Weise geht man ungewollten Problemen aus dem Weg, die gekauften Geräte sind richtig gewählt und werden optimal ausgenutzt und die Arbeit wird leichter und schneller, als bei der Nutzung von traditionellen Methoden zur Informationsübertragung.

Offshore IT-Outsourcing und Offshore Outsourcing-Dienstleistungen (Nutzung externer Ressourcen und ausländische, externe Ressourcen)

Der Gründer der Ford Motor Company, der Amerikaner Henry Ford, sagte einst: „Falls es etwas gibt, was wir nicht effektiver, billiger und besser machen können als die Konkurrenz, dann macht es keinen Sinn, dies zu tun und wir sollten jemanden dazu engagieren, der diese Arbeit besser durchführt als wir“. Diese Strategie hatte großen Einfluss auf die Entwicklung der Industrie, der Ökonomie und der Globalisierung der Wirtschaft. Der Begriff des Outsourcings wurde zum ersten Mal im Jahr 1979 verwendet und beschrieb die Tätigkeiten der britischen Automobilindustrie. Die Briten kauften deutsche Entwürfe, um diese in ihrem eigenen Land umzusetzen. Dies kann man mit Offshore Outsourcing Services / der Nutzung von ausländischen, externen Ressourcen bezeichnen. Zu Beginn war Outsourcing ein Plan bzw. eine Strategie zur Versorgung eines Unternehmens. Die Inhaber von Konzernen, die hauptsächlich der Automobilindustrie entstammen, haben angenommen, dass es besser und lohnenswertes ist bspw. auf die Fertigung einiger Autoteile zu verzichten, um diese von anderen Unternehmen zu beziehen. Dank der Anwendung dieses Prinzips in seinem Geschäft hat Ford nicht nur die amerikanische Wirtschaft angetrieben und diese mechanisiert (er hat die erste Produktionslinie für Fahrzeuge eingeführt), sondern schuf mit der Ford Motor Company eine der meist bekanntesten Marken der Welt.

Mit dem Ende des XX Jahrhunderts wurde der Begriff des Outsourcings als Beschreibung der Operation der Auslagerung ganzer Betriebstätigkeiten an andere externe Unternehmen – sprich Offshore IT-Outsourcing verwendet. Das gegenwärtige Outsourcing hingegen stellt die Grundlage einer guten Verwaltung dar, die auf der Abtretung von Aufgaben an ein anderes Unternehmen basiert, die nicht mit der Haupttätigkeit des Unternehmens in Verbindung stehen, um seine eigenen Ressourcen, insbesondere Arbeitskräfte, auf die Tätigkeit zu fokussieren, die dem Unternehmen gegenüber der Konkurrenz einen Vorteil verschafft. Diese Lösung vereinfacht und beschleunigt die Arbeit bedeutend und erhöht die Effektivität der Endergebnisse der geplanten Projekte. Das Engagieren eines Unternehmens, das sich mit der IT-Unterstützung beschäftigt, ist heute lohnenswerter, als die Erstellung einer neuen IT-Abteilung.

Durch die zunehmende Globalisierung war Outsourcing im Jahre 2004 besonders populär. Die Weltwirtschaft begann sich auf Unternehmen zu stützen, die ihren Sitz ins Ausland verlagert haben, sprich/ Offshore Outsourcing Services, bzw. internationalen Konzernen, die ihre Abteilungen in vielen Staaten haben, wie z.B. BP oder Samsung. Erwähnenswert ist auch, dass man angefangen hat die Einflüsse dieser Strategie hinsichtlich der steigenden Arbeitslosigkeit und dem Wirtschaftswachstum zu analysieren. Vielleicht ist das auch eines der Hauptursachen, die das oben erwähnte Kongo Gumi Unternehmen in den Konkurs trieben.

Offshore IT Outsourcing - SII

Wieso ist Outsourcing wirkungsvoll? Alle Pro und Kontra.

Das amerikanische Internetportal Information Week hat im Jahr 2002 Forschungen zur Effektivität und Zweckmäßigkeit der Strategie, der sogenannten Nutzung von externen Ressourcen, an einer Gruppe von 700 Unternehmen durchgeführt. Rund 60% der Befragten hat angegeben, dass das grundlegende Ziel des Outsourcings Wirtschaftlichkeit ist. Es wurden auch andere angegeben:
- Erhalt von Stammkapital
- Erhebliche Kostenreduzierung
- Bessere Kontrolle der Ausgaben
- Verlagerung seiner Ressourcen zu anderen Zielen (oftmals solche, die der Marke einen Konkurrenzvorteil geben)
- Zerlegung des Investitionsrisikos
- Gewinnung neuer Ressourcen (oftmals Arbeitskräfte), die das Unternehmen bis dahin nicht zur Verfügung hatte
- Bessere Arbeitsteilung (höhere Effektivität)
- Gewinn von Produkten und Dienstleistungen verhältnismäßig besserer Qualität
- Fertig werden mit schwer zu realisierenden Aufgaben sowie der späteren Kontrolle

Outsourcing bezieht sich meisten auf Branchen die Dienstleistungen anbieten. Zu diesen gehört z.B. die Gastronomie. Diese Strategie betrifft jedoch zumeist die Informatik (IT-Unterstützung, die aus Datenschutz und Datenverarbeitung oder auch aus Wartung und Instandhaltung der Geräte besteht), Rechnungswesen, Marketing (Werbung) sowie Logistik (Speditionskontrolle, Leasing).

Die Einführung eines solchen Unternehmensmanagementsystems hängt auch mit vielen Gefahren zusammen. Nach den Untersuchungen des amerikanischen Analytik- und Beratungsunternehmen Gartner unterliegen über 50% der Verträge über Zusammenarbeit solche, die externe Ressourcen einer oder mehrerer Partnerfirmen nutzen, Verhandlungen. Der häufigste Grund dafür, dass dieses Managementmodell als nicht wirkungsvoll eingestuft wird, ist die fehlende Einplanung von Kostenreduzierungen im jeweiligen Zeitraum. Nimmt man diese Frage als das zu erreichende Minimum an, ist diese Kritik berechtigt. Anders sieht es aus, wenn die in Auftrag gegebenen Tätigkeiten schlechter durchgeführt werden, als dies bei einer selbstständigen Durchführung der Fall wäre. In diesem Fall muss über die Qualität der durch den Ausführenden geleisteten Dienstleistungen nachgedacht werden. Zu anderen Gefahren zählen:
- Ineffektive Zusammenarbeit mit dem Dienstleister
- Streitigkeiten mit dem Kunden und unbefriedigte Bedürfnisse, die sich negativ auf das Image des Unternehmens auswirken können
- Anstieg von Kosten (besonders empfindlich)
- Negatives Image in der Gesellschaft aufgrund von Lohnkürzungen

Oft macht auch der Kader, der das Outsourcing einführen soll, Fehler, die zum Scheitern dieser Strategie führen. Die häufigsten dieser Fehler sind Eile bei der Vorbereitung der Verträge, das Fehlen einer guten Kommunikation zwischen den Kontrahenten, das ausschließliche Berücksichtigen der Kostenreduzierung, das Nichtbeachten von personellen Aspekten und die entsprechende Personalverwaltung, das Nichteinhalten der SLA-Grundsätze (Service Level Agreement – Vertrag zum garantieren Niveau der Dienstleistungserbringung), die besonders wichtig sind im Falle der Erbringung von IT-Dienstleistungen. In diesem Fall wird empfohlen, einen Katalog der durchgeführten Aufgaben zu erstellen und diesen zu beschreiben, was die IT-Tätigkeiten abgrenzt und eine bessere Abrechnung der Erbrachten Dienstleistungen ermöglicht. Dank dessen wird eine Art Abhängigkeitsbaum geschaffen, der angefangen von den Wurzeln (unten) die nachfolgende Gestalt besitzt: Netz, Infrastruktur, Anwendungen (sog. unterstützende Dienstleistungen) und an der Spitze stehen die wichtigsten Dienstleistungen, die für das jeweilige Unternehmen erbracht wurden.

Die Einführung von Outsourcing am Beispiel der IT-Branche

Ökonomen weisen auf bis zu zwanzig Etappen des Outsourcing-Einführungsprozesses hin. In diesem Artikel wollen wir fünf davon hervorheben. Diese sind: das Definieren des Ziels und der Anforderungen, die Prozessplanung, die Bestimmung potentieller Partner und das Knüpfen von Kontakten sowie das spätere Unterzeichnen der Verträge und deren Durchführung. Im Falle des Bedarfs eines Unternehmens an Informatikdienstleistungen sollte klar festgelegt werden, was besonders von Interesse ist. Das kann die Anpassung bestimmter Geräte an die Anforderungen des Unternehmens (Effektive Server und Computer), deren spätere Wartung sowie die Anpassung und Installation entsprechender Programme oder den besonderen Schutz von Personaldaten bzw. oftmals anderer vertraulicher Informationen umfassen. Letzteres ist besonders im Falle von Sicherheitsnetzen in Banken oder Rechtskanzleien von Bedeutung. Werden die Anforderungen zuvor bestimmt, ermöglicht dies die bequemere und genauer bestimmte Erstellung des Vertrags, was im Endeffekt auch zur Zufriedenheit bezüglich der Dienstleistungserbringung, einer erfolgreichen Zusammenarbeit, schließlich zur Entwicklung des Unternehmens und der Erarbeitung einer stabilen Marktposition führt.

Vorteile der IT-Unterstützung

Besonders erwähnenswert ist, dass ein Informatiker mit nicht ausreichender Erfahrung nicht immer in der Lage ist schnell zu handeln und selbst den kleinsten Unternehmen keine Stabilität und Sicherheit bieten kann. Das Geld, das wir in die Steigerung seiner Qualifikationen investieren bzw. das wir zum Erstellen einer IT-Abteilung ausgeben, kann anders genutzt werden. Die Unterstützung von einem externen und erfahrenen Unternehmen, das zudem dem technologischen Fortschritt folgt, kann oftmals die Kosten um die Hälfte reduzieren. Outsourcing employees/ Mitarbeiter externer Firmen, die für das jeweilige Unternehmen auf der Grundlage eines Vertrages arbeiten, der ein Qualitätsniveau der angebotenen Dienstleistung enthalten sollte, sind oft besser qualifiziert und verstehen die zu realisierenden Anforderungen besser. Die Vorteile, die dem Unternehmen dank dieser Lösung zu Teil werden, sind besonders in den Kosten zu erkennen. Sparen kann man aus vielerlei Gründen: Produktionskosten, Rohstoffgewinnung, personelle Ressourcen, Energieverbrauch, Buchhaltung und Steuersystem. Zudem sind die Wartezeiten für die Durchführung verhältnismäßig kurz (Hilfe in der IT-Branche ist oftmals 24/7 verfügbar), die Durchführung selbst wird problemlos auf Entfernung oder vor Ort beim Kunden erledigt und im Notfall werden Ersatzgeräte bereitgestellt, die das weitere problemlose Arbeiten möglich machen.

Der Kontakt mit einem Unternehmen, das IT-Dienstleistungen anbietet, ermöglicht es dem jeweiligen Unternehmen stets auf dem neuesten Stand technischer Entwicklungen zu sein und damit sein Funktionieren vereinfachen und beschleunigen zu können.